商業車隊管理人受到越來越多法規的約束。雖然可能因司法管轄區而有不同要求，但仍有許多共同的要素，在某些情況下需要清楚的思緒進行協商。企業需要及時了解最新的資料處理規定，以確保它們不會在無形中積累其他領域的風險。
商業車隊的運營是個複雜的環境；從單純的需求物流管理，再到客戶的收購和留用，以及招募和行銷，還有很多戲法可變。然而，有個領域可能會比任何其他領域引發更多的陷阱和隱藏的陷阱－規章。
所需法規的標準不可避免地因國家而異。 但物流的本質意味著除了與貨物本身有關的潛在文件問題之外，這種變化還會帶來另一個挑戰。有超過14個單獨的立法部分涉及英國車隊運營，其中部份還涉及許多相關規範。管理這些法規將會是一項重大挑戰。
其中一個例子是“1998年，提供和使用的工作裝備條例”，要求工作設備適合其預定用途、安全和檢查，並妥善保養。在大型貨車(HGV)的例子中，在所需的檢查方面帶來了巨大的開銷，其範圍涵括從電子警告系統到個人防護裝備、輪胎和控制系統的所有品項。同時，歐盟規範內有關環境問題、司機工時規則和其他員工權利的規定可能是一致的，但通常還需要一些地區法規。
幸運的是，新技術有助於消除確保合規性所涉及的一些手動檢查和監控要求。在許多情況下，單個多用途設備（如威盛Mobile360 D700行車記錄器）可滿足多種合規性要求。例如，透過車載資通訊的數據，管理人員能自動執行部份安全檢查，以符合工作設備規定（請參閱下述的車載資通訊駕駛效率）。
追蹤正確路徑
威盛Mobile360 D700行車記錄器等設備整合至單個設備中，這歸功於 GPS 和4G 無線技術相互結合。但是, 儘管這是一個具經濟效益且簡潔的解決方案，仍有一些合規性注意事項需要考慮。在歐洲追蹤員工是一個複雜的領域，允許出於商業目的進行跟蹤，但在工作時間以外是違法的。正確的溝通至關重要，因為可確保商業策略正確圍繞GPS數據運用、處理以及公司車輛的工時外使用。車輛追蹤的實施應該是一個透明的過程–事實上，秘密跟蹤極有可能逾越界限，違反個資法。
車輛追蹤的益處顯著，保險費折扣高達30％（由於跟蹤車輛具有較低的盜竊風險）、提升員工效率，並由於駕駛人其意識抬頭而降低了超速問題的發生率。
車載資通訊駕駛效率
車載資通訊是另一個快速發展的領域，隨著現代車輛中感測器範圍擴增，獲取和分析這些數據以提高運營效率的價值也隨之增加。因此，威盛Mobile360 D700行車記錄器等產品包括CAN Bus整合，能為各種規模的車隊提供一套簡單且經濟有效益的車載資通訊監控方法。藉由整合的4G無線，這些數據可以實時與基於雲端的監控應用程序同步，而不需要等到車輛返回據點。
GPS和車載資通訊技術能協助自動執行一些重要的安全檢查，例如胎壓監測。
例如，輪胎壓力監測系統（TPMS）可能在旅途前後經由Wi-Fi收集數據，但道路上任何的TPMS警報可能是透過長期演進技術（LTE）傳輸，這或許已指出問題所在。監測輪胎壓力只是將基本日常維護檢查自動化的一個例子，只有在讀數超出容許誤差時才需要進行調查。集中存儲這些數據至關重要－不僅是為了滿足工作設備法規的盡職調查，而且還有可能推斷出有價值的見解。例如，通過將燃油效率數據與負載重量、輪胎壓力和輪胎品牌及型號資料進行比較，管理人員可以優化輪胎選擇和壓力，以在給定負載下將燃油效率最大化。 結果可能是大幅節省燃油效率，並遠遠超過實施行車記錄器硬體的成本。
視覺價值
對於商業和消費者駕駛人來說，前向攝影機的好處眾所周知，例如能夠提供影像證據以幫助解決有關保險理賠的爭議。最近一家保險公司對司機進行的一項調查發現，四分之一（25％）的司機希望看到所有車輛都能強制使用行車紀錄器，而近三分之一（32％）的司機認為應該在未來的所有新車中主動安裝。
然而，雖然行車記錄器是一項具有相當大優勢的成熟技術，但仍有潛在的合規性缺陷需要加以管理。最重要的是，歐洲的車載攝影機或行車記錄器拍攝的照片可能會受到通用資料保護規則（GDPR）的約束。 GDPR於2018年5月生效，並為個人提供資料保護權，同時對獲取、使用和存儲個人資料的公司承擔新的義務。此外，GDPR顯著增加了對違法行為的潛在罰款；對於最嚴重的違規行為，可能高達2,000萬歐元，或全球年營業額的4％，以較高者為主。
面對如此嚴厲的處罰，很明顯地審慎處理數據至關重要，並涵括一項政策明確概述處理從車載攝影機收集的個人資料之合法依據。 對於使用所擷取的個人資料，還必須有明確定義的目的，並且將其傳達給運用的使用者（駕駛人們），也可能提供給正進行拍攝的人。 車隊車輛的外部通知可能是其中的關鍵組成部分。同樣重要的是，應該對個人資料的處理進行資料保護影響評估（DPIA），且數據的存儲時間不應超過要求。 在許多情況下，公司可能需要指定一名資料保護官（DPO）來處理此類事務。 錄製的素材也應安全存放，只有經過適當培訓的工作人員才能存取。
合規性正上揚
合規性將成為每個企業部門運營中越來越重要的因素，尤其是對於車隊和物流運營商而言，因為他們的業務包括許多立法領域和地理管轄區。 雖然技術提供了許多機會來減輕大多數人工和密集的合規流程，但了解相關法規並明確分析風險，對於確保能維持平穩運營至關重要。
