AIを搭載したFSSというと、事故を検知・防止するスマートダッシュカムを想像しがちですが、クラウド接続された新しいタイプのFSSは、重要ではあるものの往々にして生産性を阻害する作業をスピードアップするために、ドライバー、点検担当者、トレーナー、管理者をさらに支援することを目指しています。
例えば、VIA Mobile360フォークリフト安全システムのようなFSSは、クラウド接続機能や相互接続されたモバイルアプリを備えており、点検、メンテナンス、トレーニングのデータを車両で収集・入力し、瞬時にレポートとしてクラウドに保存することが可能です。文字通り、わずか数分で点検・検証を行い、保存することができます。
点検プロセスの高速化だけでも望ましいことですが、適切な車両点検を行うためには、他にもいくつかの重要な要素があり、クラウドがそのプロセスに「より速く、かつより良く考える」という、さらなるメリットをもたらします。
オーナーシップと責任
実際に点検を行うのは誰ですか？毎回のシフトの始めに、ドライバーに自分の車両を点検させていますか？各車両の点検を行う専任の担当者がいますか？点検作業の中には、特定分野の知識や認定を必要とするものがあるため、別途担当者を配置している場合があります。
VIA Mobile360 WorkXアプリにログインして点検レポートを作成すると、提出されたすべてのレポートが認証されたIDに紐付けられます。つまり、誰が点検を行うかというオーナーシップについて、疑問の余地がないのです。一部の企業では、ドライバーがアプリを数回タップするだけで、より大まかな日常点検を行い、専任の点検担当者が特定機器の点検要件を毎週詳細にチェックするといった、時間節約の機会さえ生まれる可能性があります。
任務完了
レポートはいつ作成されたのでしょうか？遅刻した従業員が、失った時間を取り戻すために、あるいは上司に急かされて、「後で」必要な点検をしようと考えて車両に飛び乗ると、機器が故障したり、最悪の場合、怪我をしたりした場合、自分自身や事業の目標に対して重大なリスクが生じます。
タイムスタンプ付きのレポートを提出することで、たとえ業務上のプレッシャーがあったとしても、スタッフや管理者はルールや方針に従うようになります。また、バックオフィスのスタッフがより迅速かつ簡単に特定期間のタイムスタンプ付きレポートを見つけることが可能になります。
品質と徹底
大部分の機器や車両の点検には主観的な要素がつきものですが、点検担当者および点検基準を明確にすることで、点検の質が向上します。
クリップボードと紙のフォームでは、点検担当者が急いでいると、「ブレーキランプ機能点検済み」というボックスにチェックを入れるのを忘れてしまう場合があります。WorkXのモバイルアプリでは、フォームにすべての「必須」項目が入力されていなければ、点検フォームを提出することができません。機器の故障後に、必要な点検項目を「忘れた」という言い訳ができなくなります。アプリは点検の質を向上させるだけでなく、その点検レポートの質に対する責任を担当者にしっかりと負わせることができます。
基準を高める
車両や機器の適切な点検を行うために、どのような基準が最適かを決定することには、業界、保険会社、機器メーカー、政府の法律、規制、ガイドラインなどが混在して関わっていると言えます。例えば米国では、フォークリフトの安全性とトレーニングは労働安全衛生局（OSHA）の管轄であり、機器ブランドには独自のマニュアル、メンテナンス、点検、およびトレーニングの推奨事項があります。
VIA Mobile360 WorkX Connect Cloudには、OSHAガイドラインに基づいた点検レポートのテンプレートが含まれていますが、お客様独自のニーズに合わせてレポートをカスタマイズする機能も備えています。特定の環境や機器における安全性を最大限に高め、政府の基準を満たし、保険会社を納得させ、日常的に使用するツールがしっかりと手入れされているという安心感を従業員に与えるような点検を確立できます。
バックオフィスにとってのメリット
企業のオフィススタッフは、すでに日々の業務において、クラウドベースのSAS型サービスによるメリットを享受している可能性が非常に高いです。彼らは、CRM、スケジュール管理、会計、在庫管理などのソフトウェアがもたらす文書管理やスムーズなワークフローによって可能となる、時間の短縮のメリットを熟知しています。点検、メンテナンス、トレーニングのワークフローを21世紀のクラウドベースのソフトウェアソリューションに取り入れることは、これらのチームメンバーにとって自然なことです。
クラウド上のレポートはカスタマイズや変更が可能ですが、バックオフィスチームの日常をより高速かつシンプルにするような方法で、データを表示したり、分析したりすることもできます。機器が故障した場合、特定のレポート基準や頻度を調整する必要がある場合があります。OSHAや保険会社が新しいガイドラインやルールを導入した場合も、点検基準を簡単に変更することができます。文書の管理や保管の問題も過去のものになります。場所を取る書類整理棚の中に隠れた、フォームや文書を探し出す必要はもうありません。
倉庫、管理者、バックオフィスをつなぐ
賢い管理者や人事スタッフは、倉庫の現場スタッフと管理者、そしてバックオフィスの従業員をデジタルで接続することで、人的なメリットも得られると考えることでしょう。点検、メンテナンス、トレーニング、そして従業員の評価までもがよりシンプルかつ迅速になれば、従業員のパフォーマンスと満足度を向上させる新たな機会が生まれます。これは、近いうちに詳細に検討したいテーマです。
